"Archiwa muszą się otworzyć na zewnątrz"

PAP: 100 lat temu, 7 lutego 1919 r., Naczelnik Państwa Józef Piłsudski sygnował "Dekret o organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwaliami". Jakie jest dziedzictwo polskiej archiwistyki?

Dr Paweł Pietrzyk: Archiwum to jedna z najstarszych instytucji związana z administracją i zachowaniem dziedzictwa kulturowego ludzkości. W 1919 r. tak naprawdę nie powstały archiwa jako takie, ale zinstytucjonalizowana forma ich działalności. Powstała pierwsza państwowa sieć archiwalna, która nie mogła powstać wcześniej ze względu na okres zaborów. Pozostałością zaborów na ziemiach polskich były trzy różne systemy archiwalne i zarządzania dokumentacją. W 1919 r. trzeba było nad tą sytuacją zapanować. Te kroki zostały podjęte bardzo szybko. W czasopiśmiennictwie podkreśla się, że "Dekret o organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwaliami" to jedna z najszybciej podjętych przez Naczelnika Państwa Józefa Piłsudskiego decyzji. Tym bardziej, jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, że pół roku wcześniej, 31 lipca 1918 r., został ogłoszony Reskrypt Rady, to faktycznie bardzo szybko zadbano o organizację państwowych archiwów. Czas podjęcia decyzji dotyczącej archiwów świadczy też o bardzo dużej świadomości tego, że o dziedzictwo dokumentacyjne trzeba zadbać bardzo szybko. Gdyby nasi poprzednicy wówczas tego nie zrobili, to dziedzictwo, które dzisiaj mamy, prawdopodobnie byłoby zdecydowanie uboższe. W 1919 r. przede wszystkim należało zabezpieczyć dokumenty, które znajdowały się na terenie całego kraju. To początek tego dziedzictwa, o którym możemy dzisiaj rozmawiać, to zalążek tych zbiorów, które następnie trafiły do archiwów państwowych i przez lata były w nich przechowywane. Gdyby nie II wojna światowa, która bardzo poważnie uszczupliła zbiory, to dziś stanowiłyby one jedną z większych części, które się znajdują w archiwach państwowych i o które archiwa państwowe dbają. Właściwie od 1919 r. niezmienne pozostały również funkcje archiwów państwowych - cały czas zbierają, zabezpieczają i opracowują zbiory, aby w konsekwencji je udostępnić.

PAP: Jakie najcenniejsze dokumenty znajdują się obecnie w zasobach archiwów państwowych?

- Generalnie w archiwach państwowych znajduje się wszystko to, co jest związane z funkcjonowaniem i istnieniem państwa polskiego. Jest to rzecz uniwersalna i dotyczy archiwów państwowych innych krajów. Każde archiwum regionalne w ramach sieci archiwów państwowych posiada dokumenty, które są szczególnie związane z terenem, na którym te archiwa działają. Są to co prawda pojedyncze rzeczy, ale przy okazji rocznic wydarzeń historycznych archiwa zazwyczaj się chwalą, że takie dokumenty mają w swoich zasobach. W tym roku obchodzimy Rok Unii Lubelskiej, ustanowiony w 450-lecie jej podpisania. Chciałbym przypomnieć, że oryginał Aktu Unii Lubelskiej znajduje się w Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie. W tym roku przypada również 80. rocznica wybuchu II wojny światowej. W zasobach archiwów państwowych znajduje się potężna dokumentacja związana z okupacją na ziemiach polskich. Najstarszy dokument w zbiorach archiwalnych pochodzi z XII wieku. Należy jeszcze wymienić, że w zasobach archiwów państwowych mamy Konstytucję 3 maja 1791 r., Dokument lokacyjny miasta Krakowa z 1257 r., Akta Organizacji Narodowej z materiałami Powstania Styczniowego z 1863 r., Memoriał Ignacego Jana Paderewskiego z 1917 r. czy Akt erekcyjny Związku Pruskiego z 1440 r. Nie mamy niestety wpływu na to, co zostało zniszczone w wyniku katastrof naturalnych czy wojen. Zawsze mówimy, że to, co trafia do archiwów, jest na wieczyste przechowywanie, ale to określenie trzeba wziąć w duży cudzysłów. Chodzi przede wszystkim o to, aby starać się przechować dokument najdłużej, jak to możliwe. W kontekście zmieniających się technologii oraz tego, że do archiwów i administracji w ogóle wchodzi dokument elektroniczny, widzimy, iż coraz trudniej mówić o czymś, że będzie "wieczyste". Obecnie mówi się o "przechowywaniu przez długi czas", po to aby informacja została zachowana dla potomności.

PAP: Jak wygląda współpraca międzynarodowa między polskimi archiwami państwowymi a ich odpowiednikami w innych krajach?

- Ta współpraca przez lata była bardzo mocno rozbudowywana, a polska archiwistyka zajmuje mocne miejsce na scenie międzynarodowej. Istnieje bardzo wiele pól współpracy, nie tylko na poziomie archiwów państwowych poszczególnych krajów czy archiwów państwowych w ramach Unii Europejskiej, gdzie jest nawet specjalna agenda, która zawsze przy okazji prezydencji danego państwa organizuje spotkania naczelnych dyrektorów archiwów państwowych, podczas których są omawiane najważniejsze rzeczy związane z funkcjonowaniem sieci archiwów w Unii Europejskiej. Działa również Międzynarodowa Rada Archiwów, która skupia archiwistów z całego świata zrzeszonych w stowarzyszeniach poszczególnych krajów. Także tam Polska działa bardzo prężnie. Na wszystkich polach międzynarodowej działalności staramy się być obecni Ta współpraca jest bardzo ważna - to najlepsze pole dla wymiany myśli i doświadczeń. Na bieżąco możemy orientować się, co robią inni, jak radzą sobie z problemami, jak jest rozwiązywana kwestia digitalizacji czy dokumentu elektronicznego. Instytucje organizują też różne spotkania międzynarodowe. Jednym z moich dążeń w najbliższym czasie będzie właśnie to, aby obecność Polski była jeszcze bardziej wzmocniona.

PAP: Działalność archiwów państwowych nie ogranicza się wyłącznie do tej związanej z archiwistyką. Co również znajduje się w obszarze ich działalności?

- Wydaje mi się, że ważną płaszczyzną jest działalność naukowa. Bez naukowości w archiwach trudno mówić o rozwoju. W przypadku archiwów państwowych możemy wskazać dwie ścieżki. Z jednej strony to ta urzędnicza - archiwa są przecież urzędami administracji publicznej, a archiwiści w głównej mierze są urzędnikami, którzy służą innym urzędom i obywatelom, aby przy pomocy dokumentów, które są w archiwach, mogli załatwić różne kwestie związane z administracją. Obok tego jest ścieżka naukowa, związana z całym bagażem doświadczeń tego, co już było. Toczyła się walka o to, aby archiwistykę uznać za osobną dyscyplinę naukową, która przede wszystkim była kojarzona jako tzw. nauki pomocnicze historii. Dzisiaj jesteśmy już na zupełnie innym poziomie. Na uniwersytetach są już kierunki archiwistyczne i związane z zarządzaniem dokumentacją, a nawet bardziej nowoczesne - związane z brokerstwem informacji [zlecone wyszukiwanie i udostępnianie informacji - przyp. red.]. Kadra archiwów stanowi zatem ewenement w administracji. Pracownik archiwum nie może być wyłącznie urzędnikiem i spełniać pewne wymagania, które są koniecznie dla urzędników służby cywilnej, ale również musi mieć umiejętności poszukiwania i odnajdywania informacji, opracowywania dokumentów. Chcę podkreślić, że nie chodzi tylko o to, aby pracownicy poświęcali swój czas przede wszystkim formom naukowym. Mogą oni bardzo łatwo nawiązać współpracę z uniwersytetami, na których są wydziały związane z archiwistyką i zarządzaniem dokumentacją. Uważam, że to ta płaszczyzna, którą koniecznie trzeba rozwijać.

PAP: Jakie wyzwania stoją obecnie przed polskimi archiwami państwowymi?

- Trzeba przede wszystkim dostosowywać się do wyzwań, które tworzy przed nami współczesny świat. On otwiera możliwości, ale także sprawia, że do innych trzeba się dostosowywać. Bardzo ważne jest to, aby zrozumieć, że chociaż funkcje archiwów się nie zmieniają, to nie one są na niezmiennym poziomie. Nie można mówić: "będziemy opracowywać, potem to opiszemy i napiszemy wstęp do zespołu, a następnie udostępnimy". Musimy widzieć nowe możliwości, trzeba się dostosować technologicznie. Nie musimy mówić, że gdy ktoś chce skorzystać z naszego zasobu, to żeby przyszedł do archiwum, a my mu to pokażemy. Wystarczy natomiast, że zainteresowana osoba wejdzie na stronę internetową, a tam już będzie mogła samodzielnie poszukać informacji. Trzeba się też zastanowić, jak pogodzić naukowość z wyzwaniami związanymi z technologią. Archiwa przez długie lata nie dbały o to, bo wydawało im się to mało potrzebne. Uznawały się za instytucje specjalne, działające na bardzo wąskiej niwie. Musimy otworzyć się na zewnątrz - pokazać, po co jesteśmy, co mamy w swoich zasobach i jak można z tego zasobu korzystać. To będą działania PR-owe, wręcz reklamowe, ale właśnie po to, aby zachęcić ludzi do szerokiego korzystania z archiwaliów i szukania informacji. To wyzwania, które są przed nami. Te działania w różnej formie co prawda były podejmowane, ale zmieniają się razem z rzeczywistością wokół nas. To także jeden z moich planów. Natomiast szczegółowa koncepcja mojej działalności i formy jej realizacji zostanie niebawem ogłoszona i opublikowana.

Rozmawiała Anna Kruszyńska (PAP)

***

"Dekret o organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwaliami" z 7 lutego 1919 r. stał się podstawą do budowy i rozwoju współczesnej sieci archiwów państwowych w Rzeczypospolitej Polskiej. Regulował on wszystkie podstawowe kwestie funkcjonowania tworzonych niemal od początku archiwów państwowych. W oparciu o ten akt prawny zorganizowano pierwszą sieć obejmującą pięć archiwów zlokalizowanych w Warszawie (Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Dawnych, Archiwum Skarbowe, Archiwum Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego oraz Archiwum Wojskowe). Współcześnie sieć archiwów państwowych tworzy 75 instytucji, w tym 30 o zasięgu regionalnym, do których należy 39 oddziałów zamiejscowych i trzy ekspozytury. Zasięg uzupełniają trzy archiwa centralne z siedzibami w Warszawie, a do nich zalicza się Archiwum Główne Akt Dawnych przechowujące dokumenty wytworzone do 1918 r., Archiwum Akt Nowych gromadzące akta z czasów po 1918 r. oraz Narodowe Archiwum Cyfrowe, gdzie użytkownicy znajdą materiały fotograficzne, filmy i nagrania dźwiękowe. Obecnie łączna wielkość zasobu polskich archiwów państwowych wynosi ponad 344 km bieżące akt.